La tenue des assemblées générales de copropriétés en période de Covid-19

Une assemblée générale de copropriété doit se tenir tous les ans pour prendre les décisions nécessaires à son bon fonctionnement.

Or la crise sanitaire que nous traversons impose des mesures de précaution et notamment l’interdiction de tenir des réunions à plus de 10 personnes. Cette seule mesure rend impossible la tenue de très nombreuses assemblées générales de copropriétés dont le nombre de participants est généralement supérieur à 10.

Alors comment tenir une assemblée générales de copropriété en période de crise sanitaire ?

Afin de palier à cette situation, une ordonnance permet désormais, entre le 1er juin 2020 et le 31 janvier 2021, la tenue d’assemblées générales entièrement dématérialisée, par visioconférence ou par tout autre moyen de communication électronique permettant l’identification des copropriétaires. Le recours au seul vote par correspondance est également permis, un décret doit venir préciser le modèle de formulaire de vote et le mode de transmission au syndic (décret non encore paru au 16/06/2020).

Cette ordonnance permet donc la dématérialisation totale d’une assemblée générale, sans réunion physique (ordonnance n°2020-595 du 20 mai 2020), dispensant ainsi les copropriétaires de se rendre à l’assemblée générale.

Assemblée générale par visioconférence

La loi ELAN avait déjà initié la possibilité de ce mode de participation à l’assemblée générale, sans pour autant prévoir que l’assemblée ne se tienne plus physiquement. L’ordonnance va donc un peu plus loin en permettant que l’assemblée générale se tienne seulement en visioconférence, sans présence physique de copropriétaires.

Ce mode de tenue d’assemblée soulève une double question :

• la sécurisation des outils de visioconférence utilisés présentant des garanties suffisantes d’identification des copropriétaires;
• et le fait que tous les copropriétaires ne sont pas équipés du matériel nécessaire pour y participer et/ou n’aient pas les compétences informatiques requises.

Vote par correspondance

Lorsque le recours à la visioconférence n’est pas possible, il est permis au syndic d’admettre que les décisions du syndicats des copropriétaires seront prises au seul moyen du vote par correspondance.

Le vote par correspondance doit avoir lieu avant la date de l’assemblée; le choix de cette date devra donc laisser le temps de réceptionner les votes.

La convocation d'assemblée générale

Dans le cadre de l’ordonnance, la convocation n’indiquera donc pas de lieu de réunion. Elle précisera que les copropriétaires ne peuvent participer à l’assemblée générale que par visioconférence ou en votant par correspondance.

Lorsque le recours à la visioconférence n’est pas possible, la convocation précisera alors que les copropriétaires ne peuvent voter que par correspondance et un formulaire de vote sera transmis.

Déroulement de l'assemblée générale

Lorsque le vote ne sera pas clairement exprimé sur le formulaire, cela sera considéré comme un vote « contre ». Les copropriétaires devront donc prendre soin de bien remplir le formulaire de vote.

Alors que le procès-verbal est en principe signé en fin d’assemblée générale, l’ordonnance permet cette signature dans les 8 jours suivant la réunion.

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