Les documents mis à disposition dans l'extranet des copropriétaires

Les syndics de copropriété sont, depuis le 1^er janvier 2015 selon la loi ALUR, dans l’obligation de mettre à disposition des copropriétaires et du conseils syndical, un extranet sécurisé permettant de consulter, de télécharger et d’imprimer des documents liés à la copropriété.

Comment accéder à l’extranet ?

Les besoins étant différents selon les copropriétaires et le conseil syndical, l’extranet doit permettre un accès pour chacun afin que les documents soient visibles par fonction et utilité.

Chaque personne obtient son propre identifiant afin de sécuriser ses données et s’authentifier.

Comment pouvons-nous prendre connaissance des documents ajoutés ?

Le syndic de copropriété a pour mission de mettre à jour les documents dans l’extranet au moins une fois par an et dans les trois mois précédant l’Assemblée Générale annuelle.

A noter : lors d’une convocation à l’assemblée générale, les documents, normalement transmis par courrier, peuvent être ajoutés à l’extranet avec l’accord du copropriétaire. La convocation précisera alors l’accessibilité des documents par l’extranet.

A noter : l’assemblée générale peut tout à fait, à la majorité absolue, dispenser le syndic de la mise en place d’un extranet.

Quels sont les documents intégrés à l’extranet ?

Depuis le décret du 23 mai 2019, en application de la loi ELAN du 23 novembre 2018, une liste minimale des documents dématérialisés qui doivent être accessibles par les copropriétaires a été établie.

Les copropriétaires auront accès :

• Au règlement de copropriété,
• À la dernière fiche synthétique réalisée par le syndic
• Au carnet d’entretien de l’immeuble
• Aux diagnostics techniques des parties communes de l’immeuble en cours de validité
• Aux contrats d’assurance de l’immeuble
• A l’ensemble des contrats et marchés en cours conclus par le syndic, excepté les contrats de travail des salariés du syndicat
• Aux contrats d’entretien et de maintenance des équipements communs en cours de validité
• Aux procès-verbaux des trois dernières assemblées générales et les devis de travaux qui y ont été acceptés
• Aux contrats de syndic en cours

Concernant les logements de chacun ?

Chaque copropriétaire aura des documents privés sur son espace concernant son logement, il aura à disposition dans l’extranet :

• Son compte individuel
• Le montant des charges prévisionnel et hors budget prévisionnel, des deux derniers exercices clôturés et payés par le copropriétaire
• Le montant de la part du fonds travaux rattachée à son lot, arrêté après approbation des comptes par l’AG
• Les avis d’appels de fonds qui lui ont été envoyés durant les trois dernières années

Quels sont les documents destinés au conseil syndical ?

Les documents uniquement visibles pour les membres du conseil syndical doivent intégrer au minimum :

• Les balances générales des comptes du syndicat des copropriétaires
• Le relevé des charges et produits de l’exercice échu
• Les relevés périodiques des comptes bancaires séparés
• Les assignations en justice relatives aux procédures judiciaires en cours et les décisions de justice dont les délais de recours n’ont pas expiré
• La liste de tous les copropriétaires
• La carte professionnelle du syndic ainsi que son attestation d’assurance responsabilité civile professionnelle et de garantie financière